Sözleşme yönetimi
5
min read

Sözleşme Yönetimi Nedir?

Sözleşme yönetimi nedir, sözleşme yönetimi hangi aşamalardan oluşur ve ipuçları nelerdir? JETLEXA ile sözleşmeleri keşfedin.

Sözleşme Yönetimi
Sözleşme Yönetimi Platformu, JETLEXA

Sözleşme yönetimine genel bakış

Projelerde başarı, tüm katılımcıların uyum içinde çalıştıkları ve sonuç üründen tatmin oldukları bir tamamlama ile mümkün olmaktadır. Sözleşme yönetiminin amacı, projenin en az sapmayla ve olabildiğince sözleşme dokümanlarına uygun olarak tamamlanmasını sağlamaktır. Böylelikle projelerinizde bütünlükçü bir tutum sergileyerek kurumsal başarılarınızda sözleşme yönetimi önemli bir anahtar olarak öne çıkmaktadır.Sözleşme yöntemi, maliyet tasarrufu ve etkinlik, rekabetin artması ve kaliteli hizmet sunumu, hesap verilebilirlik ve katılımın artması, uzmanlaşma, esneklik gibi çeşitli fırsatlar ortaya çıkartır. Aynı zamanda yeni risk unsurları karşısında, kurumsal olarak hızlı aksiyonlar almanıza destek olur. Bu çerçevede, bir projeyi gerçekleştirme kararı sonrası ortaya çıkan sözleşmeye, tarafların organizasyonları arasında ve kendi içlerinde işlerlik kazandırabilmeleri için sözleşme yönetimi kavramı kurumlar tarafından geniş bir mercekte ele alınmalıdır.

Sözleşmelerinizi kurumunuz içerisinde e-posta ile, dağınık dosyalar üzerinden, veya takvime hatırlatıcı bildirimleri ekleyerek takip etmekten yorulmadınız mı? Sözleşme yönetimi sistemi JETLEXA ile sözleşmelerinizin önemli tarihlerini otomatik hatırlatıcılarla takip edebilir, sözleşmelerinizi iş akışınız içerisinde kolayca yönetebilir, imza sirküleri, vekaletname gibi eklerinizi tek bir yerden hızlıca sözleşmelerinize dahil edebilirsiniz. Elektronik posta ve telefon ile yürütülen eski yöntemin verimsizliğinin kargaşasını ortadan kaldırarak sözleşme yönetiminizi yeni teknolojilerle gerçekleştirmek artık mümkün!

Kurum içerisinde neden sözleşme yönetimi sistemi kullanılmalı?

Hizmet, satın alma, personel, bakım, satış, çağın getirisi yeni tip sözleşmeler gibi farklı sözleşmeler için, sözleşme yönetim sistemi kullanımı zaman kazandırır ve kurumunuz için sözleşmelerinize standart oluşturur. Özellikle, sözleşmelerde takip edilmesi gereken; günü yaklaşan yükümlülükler, cezai şartlar, sözleşme yenilenme tarihi, ödeme tarihi vb. konular sistem tarafından kullanıcılara elektronik posta ve mesaj ile hatırlatılabilir, çoklu erişime açık bir sistem olarak kurumunuzda verimliliği yükseltebilir. Üstelik sözleşme yönetimi sistemiyle sözleşmenin tüm versiyonlarına sistem üzerinden erişilebilir.

Sözleşmeler dinamik belge taslaklarından otomatik olarak yaratılsa, iş ortaklarınız ile tek tıkta paylaşılsa ve hızlıca revize edilse; tüm yazışmalar ve işlemler kayıt altına alınarak kurumsal bir hafıza yaratılsa, tek bir pencereyle sözleşme versiyonlarına ve eklerine ulaşılabilse… İşte sözleşme yönetimi sistemi kullanarak kurum içi hayatınızı hiç olmadığı kadar şeffaf kılabilir ve kolaylaştırabilirsiniz!

Peki sözleşme yönetimi sistemi kullanmanın amacı nedir?

Sözleşme yönetiminin temel amacı, şirket içerisinde kabul edilmiş politika ve stratejiler çerçevesinde, sözleşmede belirlenen süreyi aşmaksızın ve anlaşmazlığa düşmeksizin, sözleşmenin hedefe ulaşmasını etkin bir şekilde sağlamaktır. Bu süreç bir çok farklı aşama ve veri içermekte olduğundan, bu verilerin tek bir yerden yönetilmesi kurumunuza vizibilite ve karlılık katmaktadır. Hatta gelişmiş bir sözleşme yönetimi sistemi yazılımı size bundan çok daha fazlasını vadederek kurum içi ve dışı risklerinizi otomatik şekilde analiz etmede, sözleşme yönetimi sistemi gerçekleştirmenize aracı olacaktır!

Sözleşme yönetimi süreci, tüm girdilerini proje yönetim süreçlerinden almaktadır. Projenin başlangıcından teslimine kadar olan süreçte sözleşme, işin her aşamasını doğrudan ilgilendirdiğinden, sözleşme yönetimi etkinlik kazanır. Böylelikle size kurumsal bir dolaşım alanı da sağlayarak görev dağılımlarını daha aktif olarak yapabilmenizi, iş planlamayı yönetebilmeyi, zaman tasarrufu kazanabilmeyi ve rakipleriniz arasında itibar kazanmanızı destekler. Sözleşme uzmanı olmak için ne yapabilirim diye soruyorsanız linke tıklayın.

Eğer sözleşme yönetimi sistemi kullanmıyorsanız…

Kurumsal akıbetinizi doğrudan etkileyebilecek yeni risk faktörlerine oldukça açık olduğunuzu söyleyebiliriz. Dijitalleşen çağda olası riskler hareket alanlarımızı belirlerken, kurumsal olarak yürüttüğünüz dış ve iç operasyonlar için de önemlilik arz ediyor. Sözleşme yönetimi sistemi kullanmayan ve sözleşmelerini karmaşık e posta yazışmaları, uzayan telefon trafiğiyle yöneten bir akış modeli benimsediyseniz, aşağıda sıraladığımız risklere dikkat etmenizde fayda var!

  • Yer teslimindeki gecikmeler,
  • Avans ödemelerindeki gecikmeler,
  • Sözleşme teslimindeki gecikmeler,
  • Çalışma izinleri (Work Permit) uygulamaları,
  • Kalite (QA) ve iş güvenliği (HSE) gereksinimlerinin karşılanması,
  • Hakediş ödemelerindeki gecikmeler,
  • Yeni fiyat anlaşmazlığı,
  • Götürü bedelli işlerde proje ve imalat değişikliği,
  • İş artış ve eksilişleri,
  • Fiyat farkı ödenmesilerinde belirsizlikler,
  • Sözleşme maddelerindeki farklı yorumlar,
  • Kayıtların tutulması,
  • Süre uzatımı,
  • Fesih ve tasfiye işlemleri,
  • Kesin hesabın yapılması,
  • Teminatların çözülmesi,
  • Personel ve taşeron bildirimleri,

Mevcut sisteminiz içerisinde sizler için birer risk faktörü olarak öne çıkıyor! Peki, sözleşme yönetim sistemi kullanarak nelerden faydalanabilirsiniz?

  • Sözleşme süreçleriniz kısalır,
  • Riskler azalır,
  • Sözleşmelere kurumsal standart gelir,
  • Şeffaflık sağlanır,
  • Sözleşme görünürlüğü ve takibi sağlanır,
  • Kurumsal sözleşme ve risk hafızası oluşur,
  • Hatırlatmalar ile, belirli tarihe bağlı işlemler atlanmaz,
  • Sözleşmenin versiyonları ve yazışmalar kayıt altına alınır,
  • Ekip içerisindeki iletişim ve onay süreci kayıt altına alınarak hesap verilebilirlik sağlanır,
  • Farklı mobil cihazlara uyumluluk desteği ile çalışanlarınız ofis dışındayken bile süreç durmaz.

Mektuplar bile uçup dijitalleşmişken, neden sözleşmeler de daha akıllı, daha kolay ve daha hızlı olmasın!

Sözleşme yönetimi nasıl yapılır?

Her kurum kendi dilini geliştirdiği, parametrelerini kendi gerekliliklerine göre domine ettiği için sözleşme dili de ona göre şekillenir. Ancak teknik açıdan bakıldığında, sözleşme yönetimi aşamalı, şeffaf ve akışkan bir süreç olarak yaratılmalı!

Sözleşme süreçlerindeki başarı, tüm katılımcıların senkronize olduğu  ve sonucun karşılıklı olarak yeterlilikle tamamlanması koşuluyla mümkün olmaktadır. Sözleşmeler; şartnameler, eklemeler ve çizimler aracılığı ile yapılmaktadır. Sözleşmelerin doğru ve tarafsız bir şekilde düzenlenmesi, yorumlanması, uygulanması profesyonel bir yönetim sürecini gerektirdiği için tek bir platformda şeffaf bir sistemin var olması kurumunuz için kritik bir unsur olarak belirleniyor.

Dijital dönüşümle beraber iş ortaklarınızın, sözleşme süreçlerinizde yer alması hem verimliliği hem de hizmet kalitenizi çok arttırmaktadır. Sözleşme sürecinin, hem kurum içinde hem de kurum dışından paydaşları olmaktadır. Bu diyalogu konforlu bir şekilde gerçekleştirmek sözleşme yönetimi nasıl yapılır sorusunun ana ölçeğini oluşturuyor.

JETLEXA CLM ürününü geliştirirken ideal sözleşme yönetimi idesine 3 neden sorusunu sorduk. Neden bir sözleşme yönetimi sistemine ihtiyacımız var, neden bir sözleşme yönetimi sistemi kullanmalıyız ve sözleşme yönetimi sistemi kullanmayan bir kurum neden JETLEXA CLM’i kullanmalı? Cevap: Zaman tasarrufu yapmak, itibar kazanmak ve para kaybını önlemek.

sözleşme yönetimi

JETLEXA CLM size sözleşme yönetiminde neler sağlar?

Sözleşmeler dünyasında şimdiye kadar sınırlı bir dünyayı deneyimlediniz. JETLEXA CLM ile sözleşme yönetiminizde daha hızlı hareket edebilmek, daha zekice bir yönetim şematiği oluşturmak ve çoklu kullanıma açık bünyesiyle kurumsal bütünlük sağlamak mümkün!

Bir influencer ya da sosyal medya fenomeni için hazırlanmış bir sözleşme örneğini inceleyelim ve JETLEXA’da nasıl etkin bir kontrol sağlayacağınızı paylaşalım. Sosyal medya “Influencer”ları ve ünlü “Influencer”lar takipçileri nezdinde güven inşa etmiş, alanında uzman kişiler olarak görülmektedir. Diğer her iş birliği sözleşmeleri gibi, şirketler “Influencer”lar ile yapacakları tüm sözleşmeleri kararlaştırılmış olan detayları kapsayacak şekilde yazılı hale getirmelidirler. Sözleşme örneği, iş birliği anlaşması belirli tarihlerde kararlaştırılmış olan sayıda gönderi ve hikaye materyallerinin paylaşılması hükmünü içerebilir. Karşılığında ise şirket “Influencer”a ödeme yapabilir veya kararlaştırılan değerde ürün gönderiminde bulunabilir. Bu noktada JETLEXA’ya sözleşme örneğinizdeki önemli tarihleri kayıt altına alarak kurum içi otomatik hatırlatıcılar ekleyebilirsiniz. Üstelik önemli dosya eklerini sözleşmenize ekleyerek hızlı bir şekilde sözleşmelerinizi kapayabilirsiniz.

JETLEXA CLM’deki amaç sözleşme yönetiminizde kontrol edebilme, takip edebilme, depolayabilme, yetkilendirmeyle rol veya departman bazlı olarak karar verebilme özelliklerine sahip olabilirsiniz. JETLEXA çeşitliliğe açık dinamik ekibiyle sözleşme süreçlerinizi hızlı, kolay ve pratik hale getirmenizi de sağlayacak! JETLEXA sözleşme yönetimi sistemi, hatırlatıcılar ve takvim, önemli hükümler özellikleri sayesinde tüm iş birliği süreçlerine açık sözleşmelerinizin kontrolü artık çok kolay.

  • Hatırlatıcılar özelliği, sözleşmenizin içerdiği tüm önemli tarihleri not almanızı, bu tarihler ile ilgili açıklamalarınızı yazmanızı ve zamanı geldiğinde ise otomatik e-posta ile açıklama içeren bildirim almanızı sağlar. Bu sayede hiçbir tarih gözünüzden kaçmayacak.
     
  • Takvim özelliği ise sözleşme tarihlerinizi tek bir ekrandan kolayca görüntüleyebilmenizi sağlar. Aynı telefonunuzun takviminde arkadaşınızın doğum gününü görüntüleyebildiğiniz gibi.
  • Önemli hükümler özelliği sayesinde iş birliği sözleşmelerinizde gözünüzden kaçırmak istemediğiniz hükümleri öne çıkartabilir ve bu hükümlere sözleşmenin tamamına bakmaya gerek kalmadan tek tık ile ulaşabilirsiniz.

Saydıklarımız JETLEXA sözleşme yönetim sistemi sözleşme süreçlerini zahmetsiz hale getiren özelliklerinden sadece bazıları!  

Sözleşme yönetim sisteminize 5N1K uygulayın ve harekete geçin!

İş ilişkilerinde sözleşme düzenlenmesi sadece bir başlangıç olup, hayata geçirilmesi için projenin tüm aşamalarında kurallarını belirleyen sözleşme gereklerinin taraflarca gün gün yerine getirilmesi zorunludur. Bu sürecin aktif olarak yürütülmesi hukuk ekipleri tarafından veya sözleşme süreçlerine dahil olan departmanlar tarafından oldukça karmaşık ve yorucu bir sürece işaret ediyor! Mevcut sözleşme yönetimi sisteminizde size aksaklık yaratan, verimliliğini düşüren ve kurumsal olarak çıkmaz süreçlere sebebiyet veren nedenleri belirleyerek harekete geçin.

Kendi sözleşme yönetim sisteminize;

  • Mevcut sözleşme yönetim sistemini neden kullanmalıyım veya neden yeni bir alternatife başvurmalıyım?
  • Mevcut kurumsal sözleşme yönetim sistemimizde aksaklık yaşıyorsak, yeni adımımız bundan sonra ne olmalı?
  • Mevcut sözleşme yönetim sistemimiz girdileri ve çıktıları nasıl etkiliyor, kurumsal verimliliğimiz bu sistemden nasıl etkileniyor?
  • Sözleşme yönetim sistemimizi kurumumuz içerisinde nerede kullanıyoruz?
  • Mevcut sözleşme yönetimimize ne zaman ihtiyaç duyuyoruz?
  • Sözleşme yönetim sistemimiz kimler için gerekli?

JETLEXA CLM ürününü kullanan bir kurum için bu soruların yanıtları oldukça açık. Peki bu cevaplar neler? Yeni nesil teknolojilerle harmanlanmış ve çağın hızlılık vurgusuna adapte olabilmiş bir ürün olan sözleşme yönetimi sistemi JETLEXA CLM, sözleşmelerinizi açıp kapamada veya sözleşme süreçlerinizin içerisinde size %90’ın üzerinde hız sağlayacak! JETLEXA CLM bir avukat değil, ancak bir avukatın yaşamsal döngüsü için vazgeçilmez bir parça olabilir. Girdileriniz ve çıktılarınız arasında ayrıklıklar yaşıyorsanız eğer, JETLEXA’nın tek bir platform üzerinde güvenli dolaşım alanı sağladığını unutmayın! Tek bir platformda zahmetsizce sözleşme yönetimini gerçekleştirebilirsiniz, böylelikle sözleşmelerin versiyonlarını inceleyerek aktivite akışlarını gözden geçirebilirsiniz. Kurumunuz içerisinde sözleşme yönetimi sistemini kimler kullanmalı diye, hangi roller, departmanlar için işe yarar diye sınıflandırma yapmanıza gerek yok. JETLEXA CLM sözleşmelerin yaşamsal alanına herkesi dahil edebilecek kadar kapsamlı ve geniş bir coğrafyada dolaşım olanağı sunuyor. Hali hazırda olan rol ve yetkilendirme sisteminizi tamamen dijitale taşıyoruz



Çoklu disiplinlere sahip bünyeler için JETLEXA sadece sözleşmelerinizi yürütmeye başladığınız alanlarda ihtiyaç duyacağınız bir ürün değil. Kurumsal olarak verimliliğinizi arttırken daimi olarak yanınızda yer alacak, kurumsal adımlarınızı daha cesurca atmanızı sağlayacak, esnek bünyesiyle üzerine kendi kurallarınızı koyacağınız bir yapı olduğunu söyleyebiliriz. Ek olarak, sözleşme yönetim sistemi, tekil bir organizma için gerekli değil yalnızca! Herkes için var olan, bulunulan kurumdaki çalışanların görevlerine kolaylıkla adapte olabilen güçlü bir etken JETLEXA CLM!

JETLEXA CLM ile daha yakından tanışmak, sözleşme yönetimi sisteminize uygulanabilecek tüyolara sahip olmak için bizimle tanışabilirsiniz. İçeride profesyonel hukukçulardan oluşan, çeşitli kimliklerle herkesin sorununu anlamaya odaklı, genç ve kendi kendini motive edebilen bireylerden oluşan bir ekibimiz var. Sizinle tanışmak için heyecanlılar!

Sözleşme yönetimi
Sözleşme Yönetimi Sistemi JETLEXA ile siz de tanışın! 

Şimdi demo talep formuna ulaşabilirsiniz ve ücretsiz görüşme planlayarak yakın mercekten bir sözleşme yönetimi sistemi ne yapar sorusuna yanıt bulabilirsiniz. Daha fazla içerik için JETLEXA Blog’a gidin!



Ataer Yarar