Contract Law

İş Akışı Şeması Nedir? Nasıl Hazırlanır? 5 Önemli Madde

Her iş sektörünün kendine has bir döngü sistemi vardır. İş süreçleri içindeki bu akışın nitelikli bir şekilde somutlaştırılması tüm sürecin net bir şekilde görülebilmesine de yardımcı olacaktır. İş akışı şeması olarak karşımıza çıkan bu kavram; iş süreçlerinin faaliyet akışını teknik sembollerle ortaya koyma anlamı taşır.

Bu yazımızda şirketlerin iş süreçleri ve ticari yaşam döngüsü içinde daha sonraki kararları üzerinde son derece etkili bir kavram olan iş akışı şeması nedir, konusunu detaylıca ele aldık. İş akışı şeması nedir, konusu ve hazırlanma sürecini içine alan 5 önemli maddeye yer verdiğimiz yazımızı okumaya devam edebilirsiniz.

İş Akışı Şeması Nedir?

Sektörler iş döngüleri içerisinde yer alan pek çok kavram ile karşı karşıya kalabilir. İş akış şeması da bunlardan biridir. Peki, iş akışı şeması nedir? İş akışı şeması; iş süreçlerindeki faaliyetlerin akışının teknik bir dil ve uluslararası geçerli sembollerin kullanımıyla ortaya konduğu belgelerdir.

İş akışı şeması, iş süreçleri içinde var olan bilgileri somut bir şekilde görmeye yardımcı olur. Bununla birlikte tüm süreçte ortaya çıkabilecek ve iş döngüsünü sekteye uğratabilecek problemli alanları görmeyi de sağlar.

Tüm bu durumlar iş akışının hızlanması ve sağlıklı bir şekilde devam etmesi üzerinde son derece etkilidir. Bir iş akışı şemasını genel olarak şu şekilde açıklamak mümkündür;

  • İşin yürütülebilmesi için ihtiyaç duyulan tüm adımlar somut bir şekilde şema üzerinde yer almalıdır.  
  • İş süreçleri içindeki adımlar birbirleri ile ok benzeri simgelerle bağlanır. 
  • İş akışı şemasında yer alan bu bağlayıcı oklar sürecin akışını ve ilerleyişini simgeler. 
  • İş süreçleri içindeki akış şema üzerinde baştan sona ifade edilir.
  • İş akışı şemasıyla tüm iş süreçleri net bir şekilde anlaşılabilmelidir. 

İş Akışı Şeması Ne İçin Kullanılır?

İş akışı şeması nedir, konusunun ardından iş akış şemasının ne için kullanıldığına değinebiliriz. İş akışı şeması karmaşık iş süreçlerini belirlenmiş sembollerle ve işaretlerle somutlaştırarak net bir şekilde gözler önüne serer. İş akışı şemasının en önemli işlevi de süreç içindeki tüm noktaları bir platform üzerinden görmeye olanak sağlamasıyla iş verimliliğini artırmasıdır.

İş akışı şeması nedir, bölümünde de görülebildiği gibi şema üzerinde netleşen iş süreçlerinin düzenlenmesi üretkenliği de artıracaktır. Bu noktada iş akış şemasının kullanıldığı durumları şu şekilde sıralayabiliriz;

  • Süreçteki akışa dayalı olarak çeşitli hipotezler geliştirebilmek,
  • Tüm iş süreçlerini içine alan bilgi, malzeme ve bakım gibi noktaları görmek, 
  • Süreçteki aksamaları görerek bunların giderilmesi ve verimliliğin artırılması için yöntem belirlemek, 
  • Önemli kaynak alanlarını belirleyerek bunlara uygun ekip üyelerini oluşturmak, 
  • Veri toplamak için uygun alanlar oluşturmak.

İş Akışı Şeması Nasıl Hazırlanır?

İş akışı şeması nedir, bölümünde de bahsettiğimiz gibi iş süreçlerindeki faaliyetlerin sağlıklı ilerleyişi için iş akış şemasının önemi büyüktür. Peki, iş akışı şeması nasıl hazırlanır? İş akışı şeması hazırlarken dikkat edilmesi gereken 5 önemli madde vardır. Bunlar; 

  • İşin net bir tanımının yapılması: Ne?
  • İşin başlangıç ve bitiş süreçlerini kapsayan noktaların belirlenmesi: Nerede?
  • İşin nasıl yapılacağının ve hangi adımların atılacağının belirlenmesi: Nasıl
  • Hangi adımın hangi zaman aralığında yapılacağının belirlenmesi: Ne zaman?
  • İşi gerçekleştirecek kişinin belirlenmesi: Kim?

Bu yazımızda iş akışı şeması nedir, konusunu detaylıca ele aldık. Belirlenen simge ve işaretlerle birlikte hazırlama sürecinde dikkat edilmesi gereken noktaları da göz önünde bulundurarak iş akış şeması hazırlayabilir ve verimliliğinizi artırabilirsiniz. 

İlginizi Çekebilir: Yeni Nesilden: OCR Teknolojisi Nedir?