Contract Law

Elektronik Belgelerin Özellikleri Nelerdir? 5 Önemli Avantajı

Günümüzde neredeyse her alanda dijitalleşme hız kesmeden devam etmektedir. İş süreçleri başta olmak üzere günlük hayatımızda kullandığımız birçok alan, faaliyetlerini de bu dijital ortamlar aracılığıyla sürdürmektedir.

Resmi işlemlerin elektronik ortama taşınmasıyla karşımıza çıkan önemli bir kavram da elektronik belge kavramıdır. İşletmelere sağladığı birçok kolaylık ve avantaj elektronik belge kullanımını da önemli ölçüde artırmıştır. Formatı ve kapsamı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen elektronik belgelerin özellikleri ve sağladığı 5 önemli avantaja yer verdiğimiz yazımızı okumaya devam edebilirsiniz. 

Elektronik Belgeler Nelerdir?

Elektronik belge adıyla da bilinen E-Belge teknolojik gelişmelerin iş süreçlerine yansımasıyla ortaya çıkmış bir kavramdır. Elektronik belge, yaşanan gelişmelere paralel olarak dijital dönüşüm kapsamında Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından uygulamaya geçirilen tüm elektronik belgeleri içine alan genel bir sistemdir.

Elektronik belgelerin özellikleri konusuna geçmeden önce birçok farklı çeşidi olan bu elektronik belgeleri daha yakından inceleyebiliriz. İş süreçlerinde kullanılan elektronik belgeleri şu şekilde sıralamak mümkündür;

  • E-Fatura: Kapsamı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen, geleneksel yöntemlerle kâğıt üzerinde düzenlenen tüm fatura süreçlerinin dijital ortama taşındığı elektronik belge türüdür.
  • E-Arşiv Fatura: E-Fatura mükellefi olmayan kişilere yapılan satışlarda kullanılan elektronik belgedir.
  • E-İrsaliye: Kağıt üzerinde düzenlenen ve bu yolla alıcılarına ulaştırılan sevk irsaliyesi belgesinin dijital ortamlarda düzenlendiği, alıcısına gönderildiği, arşivlendiği ve rapor edildiği elektronik belge türüdür.

  • E-Defter: Muhasebe defteri süreçlerinin tümünü içine alan ve dijital ortamdan yürütülmesini, arşivlenmesini ve ilgili yerlere rapor edilmesini kapsayan elektronik belge çeşididir.
  • E-Bilet: Belirlenen standartlara uygun olarak tüm hava, kara ve deniz taşımacılığında; konser, tiyatro ve festival gibi etkinliklerde kullanılan biletlerin elektronik ortamlarda oluşturulduğu elektronik belge türüdür.

Elektronik Belgelerin Özellikleri Nelerdir?

Farklı sektörlerde farklı şekillerde kullanılabilen elektronik belgelerin özellikleri de sıklıkla merak edilen konular arasında yer almaktadır. Elektronik belgeler tüm iş süreçlerinin dijital ortamdan yürütülmesine ortam sağlar. Bu anlamda iş süreçleri üzerinde son derece hızlı ve pratik bir etki bırakır.  Geleneksel yöntemlerin aksine elektronik belgelerin özellikleri çok daha gelişmiş niteliklere sahiptir.

Elektronik belgeler; fiziksel saklama alanı ile arşivleme ihtiyacını gidererek dijital depolama imkanı sunar. Böylece hata ve kaybolma riski de en aza inmiş olur. Aynı zamanda geriye dönük belgelerin hızlı bir şekilde sorgulanabilmesini de sağlar. Elektronik belgeler genel olarak operasyonel maliyetleri düşüren ve çevreyi koruyan bir belge türü olarak karşımıza çıkar. 

Elektronik Belgelerin 5 Önemli Avantajı

Elektronik belgelerin özellikleri bölümünden de anlaşılacağı üzere elektronik belgeler kullanıcılarına birçok kolaylık sunar. Elektronik belgelerin kullanıcılarına sunduğu 5 önemli avantajı şu şekilde sıralayabiliriz;

  • Elektronik belgeler yer ve zamandan bağımsız olarak kullanılabilir. Kullanıcılar diledikleri an diledikleri yerde elektronik belgelerini oluşturarak hızlı bir şekilde alıcılarına ulaştırabilir. Bu sayede önemli bir zaman tasarrufu sağlanır. 

  • Elektronik ortamlarda düzenlenen belgeler ile baskı, gönderim ve arşivleme gibi çeşitli maliyetler ortadan kalkmış olur. Tüm süreçler tek bir platform üzerinden yürütülerek gereksiz harcamaların önüne geçilir.
  • Elektronik belge olarak düzenlenen belgeler fiziki bir depolama alanına ihtiyaç duyulmadan dijital olarak depolanır. Bu sayede olası kaybolmaların ve hataların da önüne geçilmiş olur.
  • Elektronik belgelerin özellikleri sayesinde iş süreçleri hızlanırken kaynaklar da verimli bir şekilde kullanılır. Böylece işletmelerin verimliliği de en üst noktaya taşınır. 
  • Çevre dostu bir uygulama olarak karşımıza çıkan elektronik belgeler, gereksiz harcamaların önüne geçerek doğaya atık bırakmaz. 

İlginizi Çekebilir: Dijital Dönüşüm Nedir?