Contract Law

Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile Belgelerinizi Koruma Altına Alın

Teknoloji alanında yaşanan gelişmeler iş süreçlerindeki bilgi akışını daha güvenli bir hale getirmeye devam etmektedir. Bu alanda gerçekleşen birçok yenilik iş süreçlerini hızlandırırken yüksek koruma imkanlarıyla verimliliğin artmasını da desteklemektedir. Bu noktada karşımıza Elektronik Belge Yönetim Sistemi çıkmaktadır. İş süreçleri içerisindeki tüm belgelerinizi Elektronik Belge Yönetim Sistemi özellikleri sayesinde koruma altına alarak sürecinizi güvenle yürütebilirsiniz. Şimdi gelin Elektronik Belge Yönetim Sistemi’ni daha yakından tanıyalım. 

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Nedir?

Elektronik Belge Yönetim Sistemi, kurumların faaliyetleri süresince oluşturdukları her türlü belgenin, üretiminden tasfiyesine kadar olan adımlar içerisinde arşivlenmesini ve etkili bir şekilde yönetilmesini sağlayan sistemdir. 

Elektronik Belge Sistemi hem kurum içi hem de diğer kamu kurum ve kuruluşları ile olan yazışmaların bilgisayar ortamından yürütülmesini sağlar. Elektronik Belge Yönetim Sistemi özellikleri ve kullanıcılarına sağladığı imkanlar şu şekilde sıralanabilir; 

  • Yazışma süreçlerindeki sevk, paraf ve onay sürelerini kısaltır.
  • Kırtasiye giderlerinden, zamandan ve iş gücünden tasarruf sağlayarak kaynakların daha verimli kullanılmasını destekler.
  • Yazışmalar güvenli ve etkili bir şekilde fiziki bir ortama gerek kalmadan arşivlenir.
  • Belgeler ulaştırılması gereken birimlere ya da kişilere hızlı bir şekilde ulaştırılır, bu durum iş süreçlerini hızlandırır. 
  • Belgelerin dolaşımı esnasında durumları anlık olarak takip edilir.
  • Yer ve zamandan bağımsız olarak ihtiyaç duyulan belgelere kolay ve güvenli erişim imkanı sağlar.
  • Bekleyen ve işlem yapılan evraklar detaylı olarak kontrol edilebilir ve personelin performansı değerlendirilebilir.
  • Belgelere erişim ve erişilmezlik güvenliğini sağlar.
  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi’nde kişiler yalnızca yetkili olarak tanımlandıkları dökümanlara erişebilir. 
  • Evrak akış süreçlerini hızlı ve doğru bir şekilde sonuçlandırır.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi özellikleri ile yıllar öncesine ait dokümanlar; tarih, konu, gönderen, alan, sayı gibi özellikleri itibariyle kısa bir süre içinde bulunabilir. Bu özelliği başta olmak üzere yukarıda saydığımız birçok özellik sistemin işlevselliği üzerinde de son derece etkilidir. 

Elektronik Belge Yönetim Sisteminin Fonksiyonları Nelerdir?

Elektronik Belge Yönetim Sistemi özellikleri ile yakından tanımaya başladığımız bu sistemin fonksiyonlarına değinebiliriz. İş süreçleri ile tam entegrasyon sağlaması, ihtiyaca yönelik geliştirilebilen profil form oluşturma alt yapısı, bilgi güvenliği koruması, dökümanlar arası ilişki tanımlayabilme ve ekli dosyalar ekleyebilme gibi temel fonksiyonlarının yanı sıra Word, Excel, Powerpoint, PDF gibi çeşitli formatlarda içerik indeksleme, birden fazla veri tabanı ve dosya sistemi ile entegre çalışabilme, işlenen tüm veriler tek bir merkeze ve veri havuzunda toplama ve belgeleri, iş akışı otomasyonu ile E-İmzalı onaya gönderme fonksiyonları da vardır. 

Teknolojik gelişmeler iş yaşamımız başta olmak üzere hayatımız üzerinde kolaylaştırıcı işlevlerle kendini gösterse de kişilerin aklılarında güvenlik konusunda soru işaretleri olabilir. Elektronik Belge Yönetim Sistemi özellikleri ve tüm işlevselliği ile kullanıcılarına son derece güvenli bir çalışma alanı sunar. Elektronik Belge Yönetim Sistemi, Bilgi İşlem Hizmetlerinin sistematize edilmesi ve yürütülmesini kolaylaştırırken, kullanıcı odaklı bir uygulama olması sayesinde personelin hızlı ve kolay adaptasyonunu sağlar. Bu sayede iş süreçleri hızlanır ve verimlilik artar. 

Elektronik Belge Yönetim Sisteminin güvenli alt yapısı ile belgelerinizi güvenle koruyabilirsiniz. Süreç içindeki görevli kişiler ve izin verilen kullanıcılar dökümanlara güvenle ulaşarak işlemlerini yürütebilir. Arşivleme özelliği sayesinde belgelerin kaybolmasının ya da atlanmasının önüne geçilerek sürecin aksaması da engellenir.