Sözleşme yönetimi
2
min read

Döküman Yönetimi Yol Haritası


Yeni nesil teknolojiye sahip döküman sistemlerine dair bilgi sahibi olmak istiyorsanız, size bir yol haritası sunuyoruz.

Sözleşme Yönetimi Yazılımı
Döküman ve sözleşme yönetimini kolayca yapın!
Döküman Yönetimi Yol Haritası


Romalıların geliştirmiş olduğu ilk arşivleme tekniklerinden günümüze uzanan dijital devrime kadar geçen süreç içerisinde, döküman yönetim sistemlerinin görünüm değiştirdiğine tanıklık ediyoruz. Yeni nesil teknolojiyle harmanlanmış döküman sistemlerine dair bilgi sahibi olmak istiyorsanız, bu yazımızda size bir yol haritası sunuyoruz! 


İlk durak: Döküman Yönetimi Nedir?

Kurumların yaşamsal süreçleri boyunca ürettikleri belge, bilgi ve görsel materyelleri depolayabilmek, takip edebilmek ve yönetebilmek için döküman yönetimi sistemlerine ihtiyaç duyduklarını biliyoruz. Kağıt üzerindekini dijital ortama aktarma işlevselliğine sahip olan döküman yönetimi sistemleri, aslında birikim felsefesine dayanıyor ve bünyeniz içerisinde kurumsal hafıza yaratmanızda aracı rolü üstleniyor.

Bilinen tüm iş ortamlarında bilgi, farklı türden dokümanlarda saklanır ve yapılandırılmış (structured) ve yapılandırılmamış (unstructured) olmak üzere farklılaşan bilgi kümeler dahilinde birikir.

Yapılandırılmış (structured) bilgi birikimi, kurumsal kaynak planlama (ERP), müşteri ilişkileri yönetimi (CRM), tedarik zinciri yönetimi (SCM) veya finans uygulamaları ayrışık olmayan sistemler bünyesinde yaratılan, işlenen ve saklanan kurumsal bilgileri içerir. Bu tarz bilgi kümeleri, veritabanları gibi formatlı yapılarda tutulur, arayüz programları tarafından ayrıştırılarak başka sistemlere aktarımları mümkündür.

Yapılandırılmamış (unstructured) bilgi birikimi ise elektronik posta mesajları, notlar, dokümanlar gibi ortak çalışma gruplarınca yaratılan, işlenen ve saklanan bilgi kümelerini içerir. Bu tip bilgi birikimlerinin bir kısmı elektronik olarak bir kısmı da kağıt üzerinde saklanırlar. Elektronik ortamda bulunan dokümanların bir kısmı iş uygulamalarından, bir kısmı ise ofis içi veya dışında yürütülen ortak grup çalışmalardan kaynaklanmaktadır. Bu bilgi dağarcığında dokümanları faks, tutanak, yazışma, form, rapor, prezentasyon gibi ofis yazılımlarının çıktıları olarak çeşitlendirebiliriz.

Döküman yönetimi nedir sorusuna yanıt, aslında bu bilgi birikim kümelerine kolay ulaşabilmeyi, hızlı yönetebilmeyi ve kontrol edebilmeyi sağlayan yazılımlar olarak verilebilir. Böylelikle döküman hazırlama maliyetinizi düşürebilir, veri tekrarlarının önüne geçebilir, dökümanlara erişimi yaygınlaştırabilir ve kurumsal bünyenizdeki içerik bütünlüğünde artış sağlayabilirsiniz.

İkinci Durak: Döküman Yönetiminde Dikkat Edilmesi Gereken İpuçları
  • Dokümanlarınızın sisteme kaydınının güvenli bir şekilde kaydedildiğine dikkat edin! Yeni nesil uygulamalar için basit bir işlem olsa da güven veren uygulamaları tercih edin.
  • Arama ve getirme özelliği sizin verimliliğinizi arttırabilir! Elektronik döküman yönetimi sistemlerinde arama yapabilmek hem erişim kolaylığı sağlar hem de zaman tasarrufu yapabilmenize destek olur.
  • Güvenlik ve versiyon kontrolü doğrulama özelliği sayesinde, bünyeniz içerisinde belge sirkülasyonunu kontrol edebildiğinizi unutmayın! Bünyenizde var olan departmanların veya rolün hangi bilgiye ulaştığını, döküman yaratma süreçlerini kimin üstlendiğini takip edebilmek için bu özellik önemli bir ayrıntı olarak öne çıkıyor.
  • Doküman saklama ve arşivleme özelliği, döküman yönetimi sistemleri içerisinde bulunması gereken en temel fonksiyonlardan biri olarak dikkat çekiyor. Kayıt etme, silme veya arşivleme gibi teknik işlemleri yaparak arşivlemede ustalaşın.
Varış Noktası: Sözleşmeler! 


Kurumsal yol haritanızda en önemli destinasyonlardan birinin sözleşmeleriniz olduğu gerçeğini göz ardı etmeyin. Doküman yönetimi sistemlerinde profesyonel seviyesine ulaşmanız için sözleşme yönetiminde de beceri kazanmanız gerekmektedir.

Kurumsal sözleşme yönetimi
JETLEXA ile sözleşme dosyalarının yönetimini yapmak hiç olmadığı kadar hızlı!

Tek bir platformda güvenli dolaşım alanı sunan JETLEXA CLM ile sözleşme yönetiminizde önemli maddeleri arşivlemek, kurumsal hafıza oluşturmak, rol tabanlı yetkilendirmeyle karşılıklı müzakere etmek ve departman, rol bazında sözleşmelerinizi yürütmek mümkün!

Şimdi demo talebinde bulunarak, ekibimizle doğrudan iletişime geçebilirsiniz. Daha fazlasını keşfetmek için JETLEXA Blog’a göz atmayı unutmayın.

Ataer Yarar