Contract Law

Bilgi Ve Belge Yönetimi Nedir? Belge Yönetiminin 4 Aşaması

Günümüz dünyasında, içinde bulunduğumuz bu bilgi ve iletişim çağında; verilerin sınıflandırılması, analiz edilmesi ve anlamlandırılması son derece büyük önem taşır. Bilgi ve belge yönetimi olarak karşımıza çıkan bu kavram kurumların başarılarını devam ettirebilmeleri için oldukça önemli bir kavramdır. Bilginin korunması, geniş kitlelerin ulaşımına açık olması ve geliştirilebilir hale gelmesi için bu alanda eğitim almış profesyonel kişilere ihtiyaç vardır. 

Günümüzde sürekli bir gelişim içinde olan bilgi teknolojileri bilgi ve belge yönetim sistemlerini de büyük oranda etkilemektedir. Bu durum sonucunda elektronik belge olarak karşımıza çıkan kavram gün geçtikçe gelişim göstermektedir. 4 temel aşamadan oluşan bilgi ve belge yönetimi her sektörde ihtiyaç duyulan bir alandır. Bilgi ve belge yönetimi hakkında detaylara yer verdiğimiz yazımızı okumaya devam edebilirsiniz.

İlginizi Çekebilir: Doküman Yönetimi Yol Haritası

Bilgi ve Belge Yönetimi Nedir?

Bilgi ve belge yönetimi; belgelerin oluşturulmasında ve düzenlenmesinde, ihtiyaç duyulan durumlarda kullanılması için depolanması ve korunmasında, kolaylıkla erişim sağlanmasında ve bunun için gerekli düzenlemelerde rol alan uygulamalar ve sistemler bütünü olarak tanımlanabilir.

Kurumların sağlıklı işleyişi için oldukça büyük öneme sahip olan bilgi ve belge yönetimi gerekli durumlar göz önüne alınarak tasarlanmalı ve süreç bu alanda gerekli eğitimleri almış kişiler tarafından en iyi şekilde yönetilmelidir. Bilgi ve belge yönetiminin fonksiyonları göz önünde bulundurulduğunda süreç daha iyi bir şekilde anlaşılacaktır. Bu nedenle şimdi gelin bilgi ve belge yönetiminin fonksiyonlarını daha yakından inceleyelim.

Bilgi ve Belge Yönetiminin Fonksiyonları

Bilgi ve belge yönetiminin fonksiyonları; üretim, koruma, düzenleme, erişim ve tasfiye olmak üzere 5 ayrı kategori altında incelenebilir. Bir kurumun faaliyetlerini yürütmek için üretilmiş olan belgelerin korunması ve kontrol edilmesi son derece önem taşır.

Bilgi ve belge yönetiminin koruma fonksiyonu bu noktada devreye girer. Bilgi ve belge yönetimi düzenleme fonksiyonu, üretilen belgelerin çeşitli faktörler ile ilişkili olarak düzenlenmesinden ve sınıflandırılmasından sorumludur. Üretilen belgeler ihtiyaç halinde erişilebilir olmalıdır. Bu noktada erişim fonksiyonu bilgi ve belge yönetimi için hayati öneme sahip fonksiyonlar arasında yer alır.

Aynı zamanda bilgi ve belge yönetiminin düzenleme fonksiyonu erişim fonksiyonunu büyük oranda etkiler. Çünkü gerekli durumlar göz önünde bulundurularak düzenlenen belgelere erişim sağlamak da oldukça kolay olacaktır. Bilgi ve belge yönetiminin tasfiye fonksiyonu; belgelerin yasalar, yönetmelikler, idari kararlar ile belirlenmiş süreçlerin sona ermesi ve güncelliklerini yitirmesi sonucu yapılan işlemleri kapsar. 

Belge Yönetiminin Aşamaları

Belge yönetimi 4 temel aşamadan oluşmaktadır. Bu aşamalar; 

  • Üretim -dolaşım
  • Dosyalama -erişim-kullanım
  • Depolama -koruma
  • Değerlendirme -düzenlemedir.

Üretim-dolaşım aşaması; belge yönetimi sırasında gereksiz belgelerin üretimini önlemek ve ihtiyaç duyulan belgelerin üretimini en uygun şartlar altında sağlama amacı taşır. Dosyalama-erişim-kullanım aşaması; belgelerin kullanımında verimliliği artırarak dosyalama sisteminde etkinlik ve belgelere hızlı erişim sağlanmasına yardımcı olur.

Depolama-koruma aşaması; aktif olarak kullanılan belgeler ile diğer belgeleri birbirinden ayırarak uygun yerlere transfer etmeyi sağlar. Böylece ihtiyaç duyulan belgelere ulaşım hızlanır ve verimlilik artar. Değerlendirme-düzenleme aşaması ise; ortaya konan belgelerin daha sonra tarihsel araştırma benzeri durumlarda kullanılabilmesi için arşive transferini gerçekleştirir. 

Bilgi ve belge yönetimi alanı, çalışma kapsamı içinde olan belgelerin tıpkı bir canlı gibi değişik döngülere sahip olduğunu kabul eder.

Bilgi ve belge yönetimi alanı, çalışma kapsamı içinde olan belgelerin tıpkı bir canlı gibi değişik döngülere sahip olduğunu kabul eder. Bu döngünün hiçbir sekteye uğramadan sağlıklı bir şekilde ilerlemesi için bu yazımızda yer verdiğimiz bilgi ve belge yönetiminin etkin bir şekilde yapılması gereklidir.